Ordnung in Dokumenten schaffen mit wenig Zeit

Einfach zu mehr Übersicht gelangen

Du bist berufstätig und hast nicht nur auf der Arbeit viel zu tun. Daheim auf dem Schreibtisch stapeln sich Rechnungen, Versicherungsunterlagen, Papiere für dein Auto und Steuerbescheide.

Wie schön wäre es, wenn der Stapel nicht mehr wachsen würde und du dich nicht mehr durchwühlen müsstest, um das richtige Dokument zu finden. Aber eine Ordnung in Dokumenten zu schaffen kostet vor allem eins: Zeit.

In diesem Blogartikel geht es darum, wie du ohne viel Zeitaufwand eine Grundordnung in deine Dokumente bringst. Und wenn du merkst, dass du alleine nicht weiterkommst oder du überhaupt keine Lust auf Dokumentenorganisation hast, dann helfe ich dir mit meinem Dokumentenservice.

Darum ist Ordnung in Dokumenten so wichtig

Wenn du eine Grundordnung in deinen Dokumenten hast, fällt dir vieles im Alltag leichter.

Du findest schneller die Rechnung für deinen Steuerberater, hast im Schadensfall direkt deine Versicherungsunterlagen parat und du sparst dir Nerven. Denn nichts ist anstrengender, als stundenlang nach einem wichtigen Dokument zu suchen und unter Dauerstress zu stehen, weil man nicht weiß, ob die Suche erfolgreich sein wird.

Zudem trägt der unsortierte Stapel an Unterlagen auch nicht zur Entspannung bei. Zum einen wegen der daraus resultierenden Aufgaben, zum anderen aber auch visuell.

Wenig Zeit, aber viel Papier

Für Menschen mit verantwortungsvollen Berufen ist die Zeit beim Ordnung schaffen die größte Herausforderung. Die Dokumente werden lieber auf dem Schreibtisch, dem Flurschrank oder im Sideboard gestapelt. Dadurch entsteht ein Durcheinander, bei dem es schwerfällt, den Überblick zu behalten.

Kleine Schritte für mehr Ordnung in Dokumenten

Um eine Grundordnung in deine Ablage zu bekommen, reicht es schon, wenn du dir kleine Schritte und Veränderungen vornimmst. Fang zum Beispiel an die Dokumente an einem einzigen Ort zu sammeln. Keine 5 verschiedenen Stapel im Haus verteilt, sondern eine Ablagefläche für alle eingehenden Unterlagen.

In dieser Ablage kannst du die Dokumente schon einmal grob nach Kategorien sortieren. Danach überlegst du dir, wo du die Dokumente zukünftig lagern möchtest und welches System dort Sinn ergibt.

(Ordner, Schubladensysteme, Stehsammler, Archivboxen – die Auswahl an passenden Lösungen ist groß)

Wie du die Ordnung langfristig halten kannst

Wenn du dir ein System geschaffen hast, dann ist es wichtig, dass du es beibehältst.

Dazu kannst du dir einmal wöchentlich oder monatlich (je nach Posteingang) im Kalender einen Termin eintragen, an dem du deine Dokumente sortierst und ablegst. Mit konsequentem und regelmäßigem Handeln sind die Papierberge Vergangenheit.

Möchtest du tiefer in die Dokumentenorganisation einsteigen?
Dann lies meinen Blogartikel Nie wieder Papierchaos !

Unterstützung bei der Dokumentenorganisation

Wenn dir die Zeit oder schlichtweg die Motivation fehlt, um Ordnung in deinen Dokumenten zu schaffen, dann helfe ich dir gerne.

Buche dir meinen Dokumentenservice und gib deine Unterlagen unsortiert ab. Du erhältst sie sortiert und strukturiert wieder.

Ordnung in Dokumenten schaffen ist durch meinen Hol- und Bringservice in Lübeck und Umgebung so einfach wie nie.

Nie wieder Papierchaos

Schritt für Schritt mehr Struktur im Papierkram

Dieser Beitrag enthält Werbung.

Dokumente finden sich in jedem Raum – oft kreuz und quer gestapelt oder versteckt zwischen Zeitungen und Zeitschriften. Ungeöffnete Briefe flattern im Flur oder in der Küche herum.

Auf der Suche nach einem bestimmten Dokument wühlt man sich durch alle Stapel in jedem Zimmer und verflucht die Unordnung. Wo war denn der Steuerbescheid, der Mietvertrag, die Unterlagen für die Autoversicherung? Und der neue Vermieter wollte noch die Schufa-Auskunft … Verdammt, ich finde nur das, was ich nicht suche!

Kommt dir das bekannt vor?

Vielen Menschen geht es genauso, denn Papierkram ist für viele das unbeliebteste Thema beim Aufräumen. Das muss aber nicht so bleiben! Mit dem richtigen System kann Aufräumen richtig Spaß bringen – und du bewahrst am Ende nur die Dokumente auf, die du wirklich brauchst!

In diesem Blogbeitrag zeige ich dir, wie du dein Papierchaos Schritt für Schritt in den Griff bekommst und wie du deine Dokumente von nun an ganz leicht wieder findest. Und wenn es dir zu viel wird, allein gegen die Papierberge vorzugehen, helfe ich dir gerne weiter.

Kontakt aufnehmen

Warum ist das Papierchaos eigentlich so belastend?

Lass uns zunächst klären, warum ungeordneter Papierkram von vielen Personen als Belastung empfunden wird. Dabei geht es nicht nur darum, dass man sich ständig durch Papierstapel wühlt, um etwas Wichtiges zu finden, sondern auch um die psychische Belastung, die Unordnung mit sich bringt. Dein Gehirn wird durch die Unordnung ständig abgelenkt – sei es, weil es die unsortierten Stapel sieht, weil du etwas suchst oder weil du immer im Hinterkopf hast, dass du irgendwann wieder Ordnung in diesem Papierchaos schaffen musst. Jeder Brief, der ins Haus kommt, erinnert dich an diese Aufgabe und daran, dass die To-do-Liste nie kleiner wird.

Oft stellt sich dann ein Gefühl der Überforderung ein, denn die Papierberge werden nicht kleiner, sondern eher größer. Statt den Überblick zu behalten, wird man von der Masse erdrückt.

Hinzu kommt, dass die Produktivität im Alltag sinkt, weil man bei Terminen nicht sofort die richtigen Unterlagen zur Hand hat oder sogar Termine verpasst, weil das Papierchaos zu groß ist.

Das alles kostet Kraft und Zeit, die man besser nutzen könnte.

Aber was kannst du konkret tun, damit die Berge und die Belastung kleiner werden?

5 Schritte, um das Papierchaos in den Griff zu bekommen

Hier sind 5 Schritte, um das Chaos in den Griff zu bekommen. Los geht’s!

Erster Schritt: Sammle alle Papiere an einem Ort

Bevor du dir die Unterlagen genauer ansiehst, sammle alle Papiere an einem Ort. Schau wirklich in jeder Schublade, unter dem Bett, im Kleiderschrank, im Küchenschrank, im Schuhregal, wirklich überall, ob sich nicht noch ein Papier versteckt. Auch an Orten außerhalb der Wohnung können sich Unterlagen befinden, vielleicht im Keller, auf dem Dachboden oder im Auto? Suche ALLE Papiere zusammen.

Wahrscheinlich ist es ein großer Stapel geworden, der dich eher dazu verleitet, den Raum zu verlassen, als ihn anzugehen. Aber Kopf hoch, du schaffst das! Mach weiter mit Schritt 2.

Zweiter Schritt: Kategorien bilden

Bevor du mit der Sichtung deiner Dokumente beginnst, solltest du eine Grundstruktur für die Sortierung erstellen. Ordnung schafft man am besten, indem man in Kategorien denkt. Überlege dir also, welche Oberbegriffe (nicht zu kleinteilig denken!) du brauchst, um deine Unterlagen zu sortieren und später wiederzufinden.

Häufig vorkommende Kategorien sind: Finanzen, Versicherungen, Arbeit, Fahrzeuge, Verträge/Mitgliedschaften, Steuer.

Schreibe nun die Kategorien auf kleine (Klebe-)Zettel und verteile sie auf einem großen Tisch oder auf dem Boden. Unterhalb der Zettel legst du später die entsprechenden Dokumente. Die Kategorien sind nicht in Stein gemeißelt, wenn dir später welche fehlen oder du noch detailliertere Kategorien benötigst, kannst du diese noch hinzufügen.

Zusätzlich solltest du noch 2 Kategorien für Müll anlegen:

• Datenschutz-Müll: Unterlagen mit personenbezogenen Daten (alle Daten, die Rückschlüsse auf deine Person zulassen wie z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Bankverbindung etc.) müssen sicher entsorgt werden, damit die Daten nicht in falsche Hände geraten! Vernichte die Unterlagen z.B. mit einem Aktenvernichter.
  
  
• Sonstiger Abfall: keine personenbezogenen Daten, sondern Abfall, der normal entsorgt werden kann

Dritter Schritt: (Aus)Sortierung

Wenn du deine Kategorien gebildet hast, kannst du mit dem Sortieren beginnen.

Beginne damit, dass du alle Dokumente, die sich noch in den Umschlägen befinden, aus diesen herausholst. Die leeren Umschläge wirfst du direkt weg, es sei denn, sie sind unbeschriftet und können wiederverwendet werden. Als nächstes kannst du den offensichtlichen Müll aussortieren (alte Flyer, Werbeartikel, abgelaufene Gutscheine, irrelevante (Geburtstags-)Karten…).

Anschließend kannst du die relevanten Dokumente sortieren:

1. Gehe jedes Dokument durch und entscheide, ob du es behältst und in welche Kategorie du es einordnen willst. Wenn du dich fragst, welche Aufbewahrungsfristen es gibt und welche Dokumente für dich relevant sind, findest du auf der Seite der Verbraucherzentrale eine gute Übersicht.
   
   
2. Lege dann das Dokument auf den Stapel mit der richtigen Kategorie.
   
   
3. Wenn du dir nicht sicher bist, ob es eine Aufbewahrungsfrist gibt oder ob du es aufbewahren möchtest, lege das Dokument beiseite und bilde damit einen neuen Stapel, den du am Ende noch einmal durchsiehst. Halte dich nicht unnötig lange mit unklaren Themen auf, sondern versuche, deine Unterlagen schnell zu sichten und zu sortieren.
   

Inwieweit du bereits bei der Ablage in den Kategorien eine Feinsortierung vornimmst, bleibt dir überlassen. Das ist bei jedem anders. Wenn es dir leicht fällt, den Überblick über den Inhalt der Kategorien zu behalten, kannst du Dokumente, die immer wieder vorkommen (z.B. Kontoauszüge, Beitragsrechnungen, Versicherungsbescheinigungen…) direkt in der entsprechenden Kategorie untereinander ablegen, sodass du am Ende nicht alles noch einmal durchsehen und sortieren musst.

Wenn du den großen Stapel geschafft hast und die Unterlagen nun nach Kategorien sortiert vor dir liegen, hast du einen großen Teil geschafft! Wow, du kannst stolz auf dich sein, klopf dir auf die Schulter. 🤗

Spürst du, wie bereits ein Teil der Last von deinen Schultern fällt? Wenn du jedes Dokument in der Hand gehalten hast und ab jetzt weißt, was du da eigentlich für Unterlagen hast, dann sind die Bauchschmerzen beim Anblick der Unterlagen auch nicht mehr ganz so stark, oder?

Feinsortierung

Jetzt geht’s ans Eingemachte:

Nimm dir nun jede Kategorie einzeln vor und sortiere innerhalb der Kategorie. Überprüfe, welche Dokumente gehäuft vorkommen und wo es Sinn ergibt, sie noch einmal gesondert zu sortieren.

Als Beispiel nehme ich die Kategorie Versicherungen. Eine mögliche Gliederung könnte so aussehen

• Rentenversicherung
• Lebensversicherung
• Haftpflichtversicherung
• Unfallversicherung
• Berufsunfähigkeitsversicherung

Verliere dich bei dieser zweiten Sortierstufe nicht in kleinen Kategorien. Du sollst die Unterlagen später schnell wiederfinden können und nicht erst kleinteilig über den Ablageort nachdenken müssen.

Beispiel: Ich sehe einen Kontoauszug und denke sofort BANK. Wenn ich also einen Kontoauszug ablegen möchte, ist meine übergeordnete Kategorie BANK. In der feineren Sortierung könnte es dann eine Kategorie Kontoauszüge geben, die nach Jahren sortiert ist. Durch diese Struktur weiß ich dann sofort, wo ich den aktuellen Kontoauszug ablegen kann.

Am besten nimmt man immer die Kategorie, die einem als erstes einfällt. Bei der feineren Sortierung würde ich nach der Anzahl der Dokumente gehen. Bei 3 Schreiben zu einem Thema brauchst du wahrscheinlich keine Einzelsortierung, je kleinteiliger die Sortierung wird, desto schwieriger wird es, sie später noch zu überblicken.

Innerhalb der Kategorien würde ich aber darauf achten, dass die Dokumente nach einem festen Schema sortiert werden. Also zum Beispiel nach Datum. (Oben auf die aktuellsten Sachen, damit du sie direkt findest und nicht erst die ganze Kategorie durchgehen musst).

Wenn du nun alles geordnet und aussortiert hast, geht es darum, ein geeignetes Ablagesystem zu finden.

Vierter Schritt: Ablagesystem finden

Das Ablagesystem ist sehr individuell, jeder Mensch denkt und handelt anders und braucht daher auch ein System, das zu ihm und seinen Gewohnheiten passt. Folgend findest du verschiedene Ablagesysteme und ihre Vorteile:

Ordner

• sind sehr flexibel, da man jederzeit Dokumente hinzufügen oder herausnehmen kann
• leicht zu beschriften
• gut für eine Vielzahl von Dokumenten und wenn du viele verschiedene Kategorien brauchst
• sie lassen sich gut in Regalen oder Schränken aufbewahren

Hängeregister

• übersichtlich und platzsparend
• schneller Zugriff, da Dokumente nur in Mappen abgelegt werden
• vertikale Ablage ist gut geeignet für Personen, die häufig auf bestimmte Dokumente zugreifen müssen und eine schnelle Handhabung benötigen

Archivbox

• geeignet für Dokumente, die nur selten benötigt werden
• ideal für eine langfristige Archivierung
• stabil und die Papiere sind gut geschützt vor Staub und Licht

Dokumentenbox

• kann auch gut im Raum außerhalb von Schränken aufbewahrt werden
• Dokumente sind durch den Deckel gut geschützt
• Dokumente sind vor Blicken geschützt (die Beschriftung ist nicht wie bei Ordnern auf der Außenseite)
• geeignet für Personen, die Dokumente über einen längeren Zeitraum aufbewahren, aber nicht so oft darauf zugreifen müssen

Beachte bei der Wahl des Systems, wie oft du deine Dokumente brauchst und wie viele Kategorien du benötigst. Wenn du deine Wahl getroffen hast, kannst du mit dem Einsortieren beginnen.

Fünfter Schritt: Einsortieren und Routinen etablieren

Ordne alle vorsortierten Dokumente in dein System ein. Verwende z.B. Register (alphabetische Sortierung, Farben…) oder Trennblätter zur Abgrenzung.

Und danach: Freu dich! Du hast dein Papierchaos beseitigt!

Gratuliere, sei stolz auf dich. 🥳

Damit die Ordnung auch langfristig erhalten bleibt, hier noch ein paar Tipps:

• Nimm dir einmal in der Woche/Monat Zeit für deinen neu eingetrudelten Papierkram:
  Oft reichen schon 10 Minuten und du hast die neuen Briefe und Unterlagen gesichtet und einsortiert. Regelmäßigkeit ist hier der Schlüssel, damit du nicht wieder Berge ansammelst.
  
  
• Richte eine Übergangslösung für neue Dokumente ein:
  Wenn du die Dokumente nicht sofort bearbeiten willst, wenn sie ankommen, richte eine Ablagestelle für den neuen Papierkram ein. Das kann zum Beispiel eine Ablageschale im Flur oder im Arbeitszimmer sein. Wichtig ist nur, dass du alle neuen Papiere an einem Ort sammelst. Das spart Zeit und du verlierst nicht den Überblick.
  
  
• Sortiere deine Unterlagen regelmäßig:
  Sichte deine Unterlagen regelmäßig, damit sich nicht wieder alles ansammelt. Nutze beispielsweise die wöchentliche Ablage, um zu überlegen, ob ein altes Dokument entsorgt werden kann.
  

Mit diesen Routinen sorgst du dafür, dass sich Dokumente nicht mehr unkontrolliert ansammeln und zur Belastung werden. Wenn du dich daran hältst, brauchst du keine größeren Aufräumaktionen in deinem Papierkram mehr zu starten!

Wenn du merkst, dass du alleine nicht weiterkommst oder dir einer der Schritte schwerfällt, bin ich für dich da. Vereinbare gerne ein kostenfreies Informationsgespräch und lass uns klären, wie ich dich unterstützen kann. Du kannst mich hier kontaktieren.

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