12 erprobte Tipps, um dein Arbeitsumfeld aufzuräumen und die Produktivität zu steigern
Kommt es dir bekannt vor, wenn überall Zettel herumliegen, Briefe zwischen Kalender und Büchern klemmen und du den geliebten Stift nicht mehr finden kannst?
In diesem Beitrag erhältst du 12 Tipps, die du ganz einfach in deinen Alltag integrieren kannst, um einen aufgeräumten Schreibtisch und ein produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Tipp 1 – Ablage für Dokumente
Auch wenn die Digitalisierung immer weiter fortschreitet, bekommen wir trotzdem noch Post. Damit diese deinen Schreibtisch nicht zumüllt, hilft es, eine Ablage zu schaffen. Je nach Größe des Arbeitsplatzes kann man hier eine Ablage für die eingehende (noch zu bearbeitende) Post aufstellen, eine weitere für die Dokumente, die schon in der Bearbeitung sind und eine Ablage für die bereits abgearbeitete Post, die nur noch abgeheftet werden muss.
Du kannst deine abgearbeiteten Briefe auch sammeln und einmal in der Woche abheften. Dies bietet sich jedoch nur an, wenn du wenige erhältst.
Wenn du jedoch Stunden mit der Postbearbeitung verbringst, dann solltest du direkt nach der Bearbeitung die Dokumente entsprechend ablegen. Ansonsten läufst du Gefahr, dass sich ein zu großer Stapel ansammelt und es schwerfällt, sich diesem anzunehmen.
Die Archivierung von Dokumenten sollte in eindeutig beschrifteten Ordnern (mit integriertem Kategoriensystem) stattfinden oder alternativ digital. Wichtig ist bei beidem, dass es ein System zur Abheftung gibt, damit Dokumente schnell wiedergefunden werden können.
Tipp 2 – Organisation von Büroartikeln
Für die Ordnung auf dem Schreibtisch bieten sich Stifthalter an. Es gibt verschiedene Größen, sodass man mehrere Halter für unterschiedliche Arten von Stiften (Kugelschreiber, Marker, Bleistifte und Buntstifte etc.) nutzen kann. Aber auch hier gilt, weniger ist oft mehr. Überlege, ob du wirklich alle vorhandenen Stifte täglich brauchst und verstau nicht genutzte lieber im Schrank, damit sie den Schreibtisch nicht unnötig füllen.
Weitere Büroutensilien wie Büroklammern, Locher, Tacker, Radiergummi und Tipp Ex Mouse können entweder im Büroschrank, im Regal oder einem Organizer untergebracht werden.
Die Sachen, die du täglich oder wenigstens einmal in der Woche benutzt, sollten immer nah bei dir liegen und schnell greifbar sein.
Tipp 3 – Strukturierung von Notizen
Machst du dir auch gerne schnell eine Notiz, wenn du einen Gedanken im Kopf hast? Oft schwirren daher viele Zettel auf dem Schreibtisch herum und die Übersicht über die einzelnen Notizen ist nicht mehr gegeben.
Um hier Ordnung zu schaffen, bietet es sich an, ein großes Notizbuch zu verwenden, in dem alle Gedanken festgehalten werden können. Alternativ kann man je nach Umfang der Notizen auch kleine Bücher für jedes Thema nutzen. So hat man bereits beim Niederschreiben eine übersichtliche Ordnung. Die vorhandenen Zettel können durchgesehen und ins Buch übertragen oder in einem Ordner abgeheftet werden.
Wenn du lieber digital arbeitest, gibt es diverse Notizapps, die dich beim Sortieren deiner Gedanken unterstützen können. Zum Beispiel Notion, OneNote und Evernote.
Tipp 4 – Die Wahl des richtigen Kalenders
Wenn du viel mit Terminen und Kundschaft zu tun hast, ist ein Kalender, der dir ohne Aufwand eine Übersicht zeigt, goldwert.
Vor dem Kauf eines Kalenders solltest du dir die folgenden Fragen stellen:
- Wofür brauchst du den Kalender?
Musst du nur wissen, welches Datum heute ist oder auch welche Termine anstehen?
- Möchtest du ihn analog oder digital nutzen?
Wenn mehrere Personen in einem Kalender arbeiten, bietet sich ggf. ein digitaler Kalender an.
- Benutzt du ihn privat und/oder beruflich?
- Brauchst du viel Platz für Notizen?
- Möchtest du ein Verzeichnis für Adressen und Telefonnummern?
- Was für eine Übersicht brauchst du? (Jahresansicht, Wochenansicht, Tagesansicht …)
- Wie viel Platz hast du auf deinem Schreibtisch?
- Möchtest du ihn mit dir tragen oder soll er fest am Arbeitsplatz sein?
Je nach deinen Bedürfnissen kannst du dann zwischen einem Buch-, Wand-, Tisch- oder Terminkalender sowie einer Schreibtischunterlage wählen.
Tipp 5 – Effektive Nutzung von Büromöbeln und -ausstattung
Neben Stiften, Büroutensilien und dem Kalender gibt es natürlich auch noch andere Dinge, die verstaut werden müssen. Externe Festplatten, USB Sticks, Laptoptasche und weiteres PC-Zubehör, Ordner, Fachbücher, Papier, Druckerpatronen und vieles mehr finden in einem Büroschrank oder Regalen Platz.
Auch hier gilt: Um Zeit zu sparen, sollten die oft genutzten Sachen in den obersten Schubladen oder an Stellen, wo man schnell rankommt, verstaut werden.
Wenn du einen Ständer für deinen Bildschirm oder Laptop nutzt, kannst du darunter Dinge legen, die du oft benötigst. Es sollten nur nicht zu viele sein, damit es nicht unordentlich aussieht. Je nach vorhandenem Platz bietet es sich auch an, eine Box zur Aufbewahrung zu nutzen.
Tipp 6 – Vermeidung von Kabelsalat
Bei der vielen Technik lässt sich Kabelsalat oft nicht vermeiden. Doch glücklicherweise gibt es einige Kniffe, mit denen man die lästigen Kabel verstecken kann.
Wenn dein Laptop oder Bildschirm auf einem Ständer steht, kannst du die Kabel der Tastatur und Maus unter diesem hindurchführen, um sie zu verstecken.
Achte immer darauf, dass die Kabel den kürzesten Weg über den Schreibtisch nehmen. Das bedeutet, dass sie am besten hinter dem Tisch und nicht auf ihm entlanggeführt werden. Unter dem Schreibtisch kannst du die Kabel mit einem Kabelbinder zusammenführen und am Schreibtisch gebündelt herunterlaufen lassen.
Alternativ gibt es Kabelkanäle oder selbstklebende Kabelhalterungen. Bei manchen Geräten, wie zum Beispiel Headsets, können auch kabellose Versionen verwendet werden.
Tipp 7 – Regelmäßiges Aufräumen
Der Schreibtisch, aber auch der Desktop sollte immer wieder aufgeräumt werden, damit die vielen nicht benötigten Dinge nicht von der Arbeit ablenken. Ein aufgeräumter Schreibtisch ist übersichtlicher und steigert deine Produktivität, da du weniger Zeit mit Suchen verbringst und nicht abgelenkt wirst.
Denke darüber nach, wie du neue Dateien auf deinem Computer speicherst. Zum Beispiel Screenshots, Dokumente oder Bilder. Meistens ist die einfachste Lösung, es direkt auf dem Desktop zu tun und man denkt sich, dass man es auch später sortieren kann. Oft bleibt das „später sortieren“ jedoch auf der Strecke und der Desktop wird immer voller.
Dies geht zulasten der Übersichtlichkeit. Um Ordnung auf dem Desktop zu schaffen, bietet es sich an, eine Ordnerstruktur anzulegen oder die Dokumente direkt in der Cloud zu speichern.
Frage dich bei jeder Speicherung, ob sie wirklich nötig ist. So kannst du von vornherein vermeiden, in Zukunft Zeit damit zu verschwenden, nicht benötigte Dateien zu löschen.
Bei jeder Pause kannst du prüfen, ob du etwas von deinem Schreibtisch wegräumen kannst. Steht wieder ein leeres Glas herum oder eine Schüssel von den Snacks für zwischendurch? Nimm die Dinge direkt mit, wenn du aufstehst. Es ist nur ein kleiner Handgriff und der Tisch sieht sofort ordentlicher aus.
Nach jedem Arbeitstag räumst du deinen Schreibtisch auf, bereitest ihn für den nächsten Tag vor und informierst dich über die anstehenden Termine und Aufgaben. Durch die Ordnung ist es morgens leichter für dich, wieder anzufangen.
Tipp 8 – Hydration und Maßnahmen zur Steigerung der Konzentration
Stelle immer Wasser oder ein anderes Getränk auf deinen Schreibtisch oder in greifbare Nähe, damit du beim Arbeiten nicht vergisst zu trinken.
Sollte es dir schwerfallen, daran zu denken, kannst du dir auch Erinnerungen über dein Handy oder PC einstellen, damit du mindestens einmal pro Stunde etwas trinkst.
Wenn du weißt, dass ein Meeting-Marathon ansteht, sorge dafür, dass auch ein kleiner Snack bereitsteht.
Versuche immer wieder aufzustehen und dich kurz zu bewegen. Entspanne deine Augen, indem du aus dem Fenster schaust. Wenn das nicht möglich ist, versuche sie zu entspannen, indem du in den Raum blickst und so verschiedene Entfernungen hast.
Auch das Durchatmen sollte nicht unterschätzt werden, um einen klareren Kopf zu bekommen, atme mehrmals tief ein und aus.
Tipp 9 – Gestaltung der Arbeitsumgebung zur Förderung von Motivation und Produktivität
Die Arbeitsumgebung beeinflusst maßgeblich Motivation und Produktivität. Natürlich zählt hier auch die Gestaltung der Umgebung dazu.
Für eine gesundheitsfördernde Arbeitsweise sollte der Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet und die Beleuchtung richtig eingestellt sein. Es gibt Schreibtische, die man stehend nutzen kann und Mäuse, die ergonomisch sind und sich dadurch besser der Anatomie anpassen.
Achte darauf, dass dein Bildschirm nicht vor einem Fenster steht (Gegenlicht blendet) und dass du nicht mit dem Rücken zum Fenster sitzt, da es dann zu Reflexionen auf dem Bildschirm kommt. Auch die Einstellung des Bildschirms ist wichtig, unter anderem solltest du nicht zu weit nach unten oder oben schauen.
Bei der Wahl der Beleuchtung solltest du darauf achten, dass dich die Lampe nicht blendet. Wenn du wenig Platz auf deinem Tisch hast, kannst du auch eine Stehlampe verwenden.
Um ein angenehmes Arbeitsumfeld zu schaffen, kannst du auch die Wände streichen. Die Farbe sollte danach ausgesucht werden, welchen Aspekt der Arbeit sie fördern soll. Es gibt „ruhige“ Wandfarben oder welche, die die Kreativität anregen sollen. Mit den entsprechenden Farben kannst du ein kleines Arbeitszimmer auch größer wirken lassen.
Für eine Steigerung der Motivation gibt es die Möglichkeit, eine Pinnwand oder eine Magnettafel aufzuhängen, an der du inspirierende und motivierende Poster, Bilder, Postkarten, Sprüche oder auch dein Visionboard anbringen kannst.
Frische Schnittblumen oder Zimmerpflanzen tragen auch zu einer ruhigen Atmosphäre und Wohlbefinden bei.
Bei der Gestaltung deiner Arbeitsumgebung geht es nur um dich. Mach das, was dir gefällt und was deine Produktivität steigert.
Tipp 10 – Sauberkeit am Arbeitsplatz
Du räumst und putzt deine Wohnung sicher regelmäßig und gründlich. Aber wie sieht es mit deinem Arbeitsplatz aus? Auch die Tastatur, die Maus und der Bildschirm sollten gesäubert werden. Durch die oft tägliche Benutzung sammelt sich viel Dreck an.
Für die einfache Säuberung der Tastatur kannst du sie über Kopf halten und vorsichtig klopfend Krümel und Staub entfernen. Die Tasten können mit einem Tuch und Glasreiniger gesäubert werden, der Reiniger sollte nicht aufgesprüht, sondern mit dem Tuch verwendet werden.
Tipp 11 – Nutzung von Aufgabenlisten zur Strukturierung des Arbeitsalltags
Bei vielen anstehenden Aufgaben verliert man schnell den Überblick.
To-do-Listen sind hilfreich, um den Überblick zu behalten, und können entweder digital oder handschriftlich geführt werden. Du kannst Listen für den Monat, die Woche oder den Tag erstellen. Führe eine Priorisierung der Aufgaben durch und strukturiere dir deinen Arbeitstag.
Das Abhaken abgeschlossener Aufgaben bringt dir ein Erfolgserlebnis und motiviert dich, weiterzumachen. Zudem hast du immer vor Augen, wie viel du geschafft hast.
Bekannte To-do-Apps sind beispielsweise Asana, Microsoft To Do, Evernote, Todoist oder Structured.
Tipp 12 – Regelmäßige Überprüfung und Optimierung des Arbeitsumfelds
Es ist ratsam, dein Arbeitsumfeld und deine Arbeitsweise regelmäßig zu überprüfen, um mögliche Verbesserungen zu identifizieren.
Du kannst dir hierfür die folgenden Fragen stellen:
- Sind die Kabel heil?
> Wenn ein Kabelbruch vorliegt, sollten sie repariert oder ausgetauscht werden. - Funktionieren alle elektronischen Geräte?
- Sind USB Sticks und externe Festplatten schon ein paar Jahre alt und sollten ausgetauscht werden?
- Ist der Schreibtischstuhl noch bequem oder ist das Polster schon sehr eingesessen?
- Funktionieren alle Stifte noch oder sind manche ausgetrocknet?
- Braucht der Tacker neue Heftklammern?
- Muss der Locher ausgeleert werden?
- Brauche ich wirklich alle gespeicherten Dateien/Bilder?
- Kann ich Sachen von meinem Schreibtisch entfernen, weil ich sie nicht regelmäßig benutze?
- Kann ich meinen Arbeitsplatz anders gestalten, sodass ich mehr Komfort beim Arbeiten habe?
> Es reicht manchmal schon eine kleine Veränderung wie eine Fußstütze oder ein Laptopständer. - Habe ich in letzter Zeit Schwierigkeiten, mich zu konzentrieren, und falls ja, woran könnte das liegen?
- Sind alle Daten gesichert und werden aktuell gehalten?
Ich hoffe, dass die Tipps dir dabei helfen, dein Arbeitsumfeld aufzuräumen und effektiver zu gestalten und dadurch deine Produktivität und Zufriedenheit gesteigert wird.
Kleine Veränderungen bringen oft einen großen Unterschied, also setz doch heute schon ein paar Tipps um!
Möchtest du dein digitales Büro organisiert wissen, aber hast keine Zeit, dich damit zu beschäftigen? Gerne übernehme ich das für dich!
Schreib mir und lass uns gemeinsam herausfinden, wie ich dich unterstützen kann.
