Büroorganisation – mehr Effizienz im Arbeitsalltag

Dieser Beitrag widmet sich dem oft unterschätzten Thema der Büroorganisation.

Durch meine jahrelange Berufserfahrung habe ich gemerkt, wie wichtig gut abgestimmte Abläufe und Strukturen sind. Eine gute Büroorganisation bringt diese in den Alltag und schafft somit mehr Zufriedenheit und Produktivität.

Was genau versteht man eigentlich unter „Büroorganisation“?

Die Büroorganisation ist die systematische Planung, Überwachung und Optimierung von Abläufen im Büro. Von einer Person, die die Organisation übernimmt, erwartet man also, dass sie sich unter anderem um die Terminplanung, Dokumentenablage, Aufgabenkoordination und generelle Abläufe kümmert und somit eine reibungslose Abwicklung gewährleistet.

Das Ziel ist es, effizienter zu arbeiten, Zeit zu sparen und die Qualität der Arbeit zu verbessern.

Um besser zu verstehen, wie weitreichend das Gebiet der Büroorganisation ist, lass uns einen Blick auf die Aufgaben werfen.

Die Aufgaben hinter dem Begriff „Büroorganisation“

• Dokumentenmanagement: Hierbei wird ein Ablauf für die Ablage und Archivierung von Dokumenten und Informationen geschaffen. Zum Beispiel durch das Anlegen einer Ordnerstruktur (digital und/oder analog), in der die Dokumente alphabetisch oder nach Themen sortiert abgelegt werden. Außerdem kann eine Vorgehensweise dokumentiert werden, damit alle Mitarbeitenden die Ablage gleich vornehmen.

• Zeitmanagement: Zeitmanagement beinhaltet die sorgfältige Planung von Arbeitszeiten, Terminen und Aufgaben. Es soll sichergestellt werden, dass die Zeiten optimal genutzt werden können und kein Leerlauf entsteht. Ein gutes Management gewährleistet zudem, dass Termine eingehalten und Aufgaben rechtzeitig erledigt werden können.

• Priorisierung von Aufgaben: Das Priorisieren von Aufgaben ist ein großer Bestandteil der Büroorganisation. Hierbei verschafft man sich einen Überblick über die anfallenden Aufgaben und kategorisiert diese entsprechend ihrer Wichtigkeit. Den Vorrang haben die dringlichsten und bedeutsamsten Aufgaben. Durch die Priorisierung wird ein effizientes Abarbeiten ermöglicht.

• Kommunikation: Die Kommunikation im Unternehmen ist sehr wichtig, da durch eine mangelhafte Kommunikation Zeit und Geld verloren geht. Daher sind klare Kommunikationswege und -mittel unabdingbar. Dies stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen und alle Mitarbeitenden gleichermaßen informiert sind.

• Optimierung von Abläufen: Das Optimieren von Arbeitsabläufen ist ein entscheidender Schritt, der zu weniger Kosten und zufriedenstellender Arbeit führen kann. Es werden Prozesse überprüft und ggf. angepasst, kontrolliert, welche Programme zur effizienteren Erledigung der Aufgaben genutzt werden können und wie man dadurch Ressourcen sparen kann. Darüber hinaus kann auch die Überprüfung der Arbeit von einzelnen Personen dazu beitragen, Abläufe effizienter zu gestalten.

• Ressourcenüberwachung und -bestellung: Die Ressourcenbetreuung beinhaltet unter anderem die Beschaffung von Büromaterial, die Überwachung von Verträgen und die Bestellung von Möbeln. Es wird sichergestellt, dass das Material rechtzeitig nachgekauft wird, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

• Arbeitsplatzgestaltung: Die ergonomische und individuelle Anpassung des Arbeitsplatzes ist essenziell für die Gesundheit. Neben der richtigen Einstellung des Bürostuhls, des Bildschirms und des Schreibtisches ist auch eine ansprechende Büroumgebung wichtig. Der Arbeitsalltag wird zum Beispiel durch Zimmerpflanzen und eine angemessene Dekoration sehr viel attraktiver. Zusätzlich können auch Wandkalender und Whiteboards die Produktivität steigern.

Nachdem die Aufgaben der Büroorganisation nun geklärt sind, bleibt die Frage offen, welche Tools man für die Umsetzung nutzen kann.

Hier gibt es je nach Aufgabenbereich verschiedene Möglichkeiten.

Tools zur Umsetzung der Aufgaben

Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello, Jira oder MeisterTask helfen bei der Organisation der täglichen Arbeit sowie bei der Verfolgung des Projektfortschritts. Mit diesen Programmen können Meilensteine, Fristen, Termine, Rollen und Aufgaben festgelegt werden. Durch die übersichtliche Darstellung wird die Grundlage für eine produktive Arbeit geschaffen und die Umsetzung des Projektes erleichtert.

Mithilfe von Dokumentenmanagement-Software können Dokumente in Clouds abgelegt, gemeinsam und gleichzeitig bearbeitet sowie nach Erledigung archiviert werden. Beispiele hierfür sind Office 365 (SharePoint), Google Workspace (Google Drive) und Dropbox.

Die Kommunikation eines Teams kann zum Beispiel über Tools wie Slack, Microsoft Teams, Zoom und Google Meet stattfinden. Hier können Chats eröffnet, Videotelefonate abgehalten und Dateien freigegeben werden. Zusätzlich können auch Arbeitsanweisungen und Informationen zur Einsicht hinterlegt werden.

Die Terminplanung wird durch Kalendertools wie Google Kalender, Microsoft Outlook und TeamUp vereinfacht. Die Kalender schaffen nicht nur die Möglichkeit Termine zu planen, sondern es können auch Einladungen versendet werden. Zusätzlich ist der Kalender gemeinsam nutzbar und trägt so zu einer reibungslosen Planung bei.

Um Notizen und weitere Informationen zu erfassen, eignen sich Notiz- und Organisationstools wie Notion, Microsoft OneNote und Evernote. Hierbei sollte man (je nach Bedarf) darauf achten, ob die Zusammenarbeit mit mehreren Personen möglich ist. Diese Programme ermöglichen es, Notizen gut strukturiert abzulegen und schnell wiederzufinden.

Für die Zeiterfassung sind Tools wie RescueTime, Toggl Track oder Clockin geeignet. Diese sind auch für eine transparente Abrechnung gegenüber Kundinnen einsetzbar.

Um das für sich passende Tool zu finden, hilft es oft nur, sie auszuprobieren. Viele Anbieter bieten eine kostenfreie Phase an, in der man die Funktionen testen kann. Durch das Probieren kann man besser einschätzen, ob das Tool zur eigenen Arbeitsweise passt und ob die Anforderungen erfüllt werden.

❗Wichtig zu beachten ist auch, ob die Programme der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen und die Nutzung keinen Verstoß gegen den Datenschutz darstellt.❗

Die Aufgaben und zugehörigen Tools sind nun klar. Kommen wir nun zu den Vorteilen einer guten Büroorganisation.

Vorteile guter Büroorganisation

Durch gut strukturierte Abläufe wird die Arbeit erleichtert und somit die Produktivität erhöht. Ein effizienteres Arbeiten ist möglich, da beispielsweise Ressourcen durchgängig verfügbar und Dokumente sowie Informationen jederzeit auffindbar sind.

Eine gute und klare Kommunikation reduziert den Stress im Team und verringert die Frustration der Mitarbeitenden. Die Zusammenarbeit wird gefördert und Ziele können so besser erreicht werden.

Zusammenfassend kann man sagen, dass kein Unternehmen, das effizient und strukturiert arbeiten möchte, ohne den Bereich der Büroorganisation auskommen kann.

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